進化を続けるスミス英会話－ペーパーレス化編

スミス英会話相模原校ブログ

スミス英会話のペーパーレス化。ファックスはもう使っていません！スミス英会話にとってファックス業務を終わらせることは簡単ではありませんでしたが、ペーパーレスに切り替わりました！３部作になっている“進化を続けるスミス英会話”についてのブログの２回目です。

前回の“相模原校の始まり編”はこちらから。今回は私たちがペーパーレスのために止めたこと、主に山のようにあった紙をなくしたことについてお話します。

教室内

私が相模原校を開校した２００５年当時、教室内では全てに紙を使用していました。生徒様にテキストを購入してもらったことは当時からありませんが、スミス英会話のカリキュラムは何百枚もの紙で構成されて、４，５冊のバインダーに入っていました。とても良くまとめられていて、私たち講師がレッスン内容を簡単に選択できるようになっていました。生徒様が家に持ち帰れるようにレッスン内容補足のコピーをよく取っていました（－さらに紙を使っていますね）。何百枚ものカードを印刷して、ラミネートしてレッスン内容に合わせて整理されたものが本部のスタッフによって作製されて新しいオーナー講師には準備されます。このために多くの作業時間やたくさんの紙、プラスチックが必要です。これらは今では全てなくなりました。

本部との連絡

講師と本部の間の連絡は全てファックスを使って行っていました。全てのファックス履歴はファイルに入れて後に確認が必要な場合の時のために保存していました。何年も続いたファックスは何千枚という紙の量です。もう今ではなくなりました。

次の日のレッスンスケジュールが毎晩９時に学校へファックスで送られていました。スケジュールに変更がある時はその都度日中にファックスが来ていました。もし何かの理由でレッスンを閉める必要がある時は本部に電話をかけてから、ファックスでも送信していました。よく覚えているのは、ある日相模原校のファックスが日中壊れてしまいました。慌てた私は休憩時間に近所の電気屋に駆け込み、新しいファックスを購入しました。すぐに接続して本部とまた連絡を取ることができるようになりました。今ではそういったことが起こる心配はいりません。

本部の作業

スミス英会話には当時から変わらない総合受付のフリーダイヤル（0120-222-248）があります。このフリーダイヤルでスミス英会話全てのスクールの生徒様がレッスンの予約を行っていました。１日中予約の電話が鳴っていたでしょうし、予約・キャンセル・再予約や無料体験レッスンの申込など忙しかったと思います。各学校にファックスを送りながら電話対応をする忙しさは想像できません。時々他の学校宛てのファックスを受信することもありました。忙しさを考えたら間違えがあったことも理解できます。生徒様が予約できるネットサービスができたこともあり、ファックスはもう使われていません。

以前のスミス英会話のウェブサイトも悪くはありませんでしたが、今の方が断然よくなりました。各学校の簡単な地図が載っていましたが、地図に書かれている建物が変わることもあり（現在掲載しているGoogle mapのように反映できていませんでした）、学校見学に来られる生徒様が学校を見つけるのが今より大変でした。本部は無料体験レッスンを受けられる生徒様に学校までの道を電話で伝えていました。時には本部からのファックスで「生徒様が学校を見つけられないので、駅まで迎えに行けますか？」という依頼が来ることもありました。お互いの時間が無駄になっていましたが、新しいウェブサイトではこういうことは起こっていません。

ペーパーレス

未だに多くの日本の企業や役所でファックスが使われている中、スミス英会話は何年もかけ着実に組織として進化をして、紙も排除してきました。会社として簡単にすぐできることではなかったでしょうが、成し遂げ、全員の仕事を簡略化することができました。

次回、“進化を続けるスミス英会話”についての最終ブログでは講師、生徒様、本部のスタッフの“今”についてのお話をしようと思います。

お読みいただきありがとうございます。

スミス英会話相模原校　ジム

英語版ブログはこちら

“進化を続けるスミス英会話”パート１－相模原校の始まり編はこちらから

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